Het complete besturingssysteem voor moderne bureaus

Geen duidelijk zicht op welke klanten aandacht nodig hebben.

Solution: De leadpijplijn houdt elke prospect en klant bij, zodat niets stilvalt zonder dat je het weet.

Projecten en opleveringen verspreid over willekeurige tools.

Solution: Projectborden houden de taken, toegewezen personen en deadlines van elke klant op één plek.

Voorstellen sluiten te traag.

Solution: Verstuur scoped voorstellen met digitale handtekening en zet goedgekeurde klanten direct over in een project.

Jongleren met meerdere klanten zonder gedeeld systeem.

Solution: Aparte projectborden per klant, met taken, deadlines en teamtoewijzingen georganiseerd.

Maandelijkse rapporten en opleveringen verstuurd via e-mail.

Solution: Het klantportaal slaat rapporten en documenten op, zodat klanten ze kunnen openen zonder je achterna te zitten.

Retainer-facturen gaan elke maand te laat de deur uit.

Solution: Terugkerende facturen gaan automatisch uit en klanten betalen online zonder opvolging.

Beginnen met projecten zonder ondertekende overeenkomst.

Solution: De documenthub verstuurt contracten voor digitale handtekening voordat het werk begint.

Klanten zijn onduidelijk over de fase waarin hun project zit.

Solution: Het klantportaal toont de live projectstatus, zodat ze het nooit hoeven te vragen.

Handmatig factureren na elke oplevering.

Solution: Kloon een eerdere factuur, verstuur deze en incasseer online in minuten.

Geen gestructureerde manier om binnenkomende business bij te houden.

Solution: De CRM-pijplijn registreert elke prospect en volgt ze van eerste contact tot getekende klant.

Klantwerk raakt door elkaar tussen accounts.

Solution: Elke klant krijgt zijn eigen projectbord, portaal en factuurgeschiedenis.

Contracten en rapporten begraven in e-mail.

Solution: De documenthub bewaart ondertekende overeenkomsten en opleveringen bij de juiste klant.

Geen ondertekend contract voor de dag van de shoot.

Solution: Verstuur boekingscontracten via de documenthub en verzamel digitale handtekeningen voordat je de datum bevestigt.

Klanten die vragen wat ze geboekt hebben en wat ze verschuldigd zijn.

Solution: Het klantportaal geeft ze toegang tot hun project, documenten en facturen op één plek.

Betalingen bijgehouden via berichten en bankoverschrijvingen.

Solution: Gespecificeerde facturen met online betaallinks maken facturatie helder en achternazitten overbodig.

Scope en afspraken zijn nooit goed gedocumenteerd.

Solution: Service-overeenkomsten gaan voor digitale handtekening uit via de documenthub voordat het werk begint.

Teamleden zijn onduidelijk over wie welke taak heeft.

Solution: Projectborden splitsen elk evenement op in toegewezen taken met deadlines die jouw team kan volgen.

Aanbetalings- en restbedragfacturen gaan inconsistent uit.

Solution: Maak en verstuur aparte facturen per betalingsfase en houd bij wat is betaald.

Nieuwe klanten onboarden duurt te lang.

Solution: CRM legt de lead vast, het voorstel gaat uit, het contract wordt ondertekend en het project start zonder van tool te wisselen.

Team is onduidelijk over taken en revisierondes.

Solution: Projectborden met toegewezen taken houden iedereen verantwoordelijk, van briefing tot eindoplevering.

Documenten en goedkeuringen verloren in e-mailthreads.

Solution: De documenthub bewaart briefings, voorstellen en ondertekende contracten, gekoppeld aan de juiste klant.

Leads bijgehouden in een spreadsheet of helemaal niet.

Solution: De CRM-pijplijn beheert elke prospect met notities, opvolgingen en documenten op één plek.

Declarabele uren worden niet vastgelegd of te weinig gefactureerd.

Solution: Tijdregistratie logt uren per project en genereert facturen daaruit in één klik.

Klanten zonder zicht tussen check-ingesprekken door.

Solution: Het klantportaal deelt mijlpalen, documenten en facturen, zodat statusgesprekken optioneel worden.

Geen duidelijk systeem voor wat elke klant ontvangt.

Solution: Per-klant-projectborden volgen elke taak en oplevering waar jouw team verantwoordelijk voor is.

Retainer-facturatie gaat elke maand handmatig uit.

Solution: Terugkerende facturen lopen automatisch en klanten betalen online zonder dat je ze nog hoeft aan te raken.

Klanten zonder vastlegging van wat is afgesproken of geleverd.

Solution: Het klantportaal bewaart service-overeenkomsten, ondertekende contracten en projectupdates op één plek.